La charte de saisie

La Charte de saisie est un outil de travail qui a pour vocation d’accompagner les contributeurs du Système d’Information Touristique. Après la Charte de répartition, la Charte de saisie intervient comme la seconde étape à suivre dans le processus de saisie des données.
La charte de saisie décrit les principes de saisie généraux. Elle ne traite en aucun cas des règles d’utilisation en termes de navigation, de fonctionnalités…faisant l’objet de points traités en formations et de l’accompagnement régulier réalisé par les référents SITI de chaque département auprès des membres contributeurs du Réseau.

Les informations saisies dans le Système d’Information Touristique sont susceptibles d’être exploitées par toute structure qui participe à la mise en œuvre du dispositif, tout comme par des diffuseurs tiers. L’usage du Système d’Information Touristique est uniquement destiné à l’activité professionnelle des membres du Réseau SITI LR.

L’activité professionnelle doit être entendue comme l’activité destinée à des actions de promotion ou de renseignement au client.

Respect de la propriété intellectuelle
L’utilisation du Système d’Information Touristique implique le respect de la propriété intellectuelle de tous tiers titulaires de tels droits. En conséquence, chaque utilisateur doit notamment :

• Ne pas reproduire, copier, diffuser, modifier ou utiliser les logiciels, bases de données, pages web, textes, images, photographies ou autres créations protégées par le droit d’auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l’autorisation des titulaires de ces droits ;
• Respecter le droit des marques, des brevets et des dessins & modèles.

Respect de la loi informatique et libertés
L’utilisateur est informé de la nécessité de respecter les dispositions légales en matière de traitement automatisé de données à caractère personnel, conformément à l’article 34 de la Loi « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2004801 du 6 août 2004.

Les données à caractère personnel sont des informations qui permettent sous quelque forme que ce soit directement ou indirectement, l’identification des personnes physiques auxquelles elles s’appliquent. Toutes les créations de traitements comprenant ce type d’informations, y compris lorsqu’elles résultent de croisement ou d’interconnexion de traitements préexistants, sont soumises aux formalités préalables prévues par la loi Informatique et Libertés.

En conséquence, tout utilisateur souhaitant procéder à un tel traitement devra le déclarer auprès du Correspondant Informatique et Libertés (CIL) du Réseau.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de cette loi, chaque utilisateur dispose d’un droit d’accès et de rectification relatif à l’ensemble des données  concernant les prestataires présents dans le système d’information, y compris les données portant sur l’utilisation du système d’information.

Respect de la vie privée
Le droit au respect de la vie privée, le droit à l’image et le droit de représentation implique qu’aucune image ou information relative à la vie privée d’autrui ne doit être mise en ligne sans un consentement de la personne intéressée.

Rappel des règles récurrentes
– Il est toujours agréable de lire des phrases bien composées, sans faute d’orthographe et de syntaxe, et correctement ponctuées. En ce sens, il est très important que la saisie des données tienne compte des règles de typographie française (cf. Règles de typographie française) et des règles d’orthographe d’usage (ex : majuscule/minuscule).

– Les lettres d’abréviations peuvent être composées par des lettres capitales ou minuscules séparées les unes des autres par un point ou un espace. Toutefois, d’une manière générale, sauf celles d’usage courant, les abréviations sont à éviter.

Règles complémentaires
– Le Système d’Information Touristique regroupe des données enregistrées de manière ordonnée, mais non mises en forme (comme tout outil de base de données). Ces données seront mises en forme lorsqu’elles seront traitées pour être diffusées (sur Internet, sur les brochures…). Ainsi, le Système d’Information Touristique étant un outil collaboratif partagé, le balisage HTML n’est pas accepté, pour éviter de perturber l’affichage des données sur les supports de promotion des multiples partenaires diffuseurs de données touristiques.

– Dans la majorité des cas, un prestataire est représenté dans le Système d’Information Touristique par un seul OI (soit une seule fiche créée). Toutefois, les seules exceptions autorisées sont les prestataires avec une même dénomination commerciale mais proposant des prestations différentes. Dans ce cas, le prestataire est représenté à travers plusieurs OI dans le Système d’Information Touristique. (Exemple : un hôtel-restaurant correspond à un OI créé pour décrire les prestations de l’hôtel et un autre OI est créé pour décrire les prestation du restaurant).

– A chaque champ correspond une donnée spécifique. Une donnée ne doit pas être répétée dans plusieurs champs, sauf si elle est saisie dans des champs qui ont une fonction différente. (Exemple : un numéro de téléphone peut à la fois être saisi dans le champ destiné à « l’information » et dans le champ destiné à « la réservation »).

– Lors de la saisie, il faut être vigilant quant à l’utilisation de la fonction copier-coller. Les données collées ne sont pas forcément identiques aux données sources qui ont été copiées. L’information saisie pourrait être mal interprétée lors de son traitement avant d’être diffusée sur Internet par exemple. Le problème se pose notamment pour le copier-coller des puces •

Chaque utilisateur peut se connecter sur son compte à partir de l’URL et des identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) préalablement communiqués. Il se voit attribué un profil d’accès (visualisation, modification, ajout) en fonction de ses besoins. Ainsi, certaines informations mentionnées dans ce document ne seront pas forcément modifiables par certains utilisateurs, car l’administrateur aura paramétré le profil d’accès en fonction des besoins de ces mêmes utilisateurs. Le masque de saisie est donc restreint aux champs pertinents, en fonction de l’objectif de saisie.

Tout au long de la saisie, parfois des infobulles apparaissent pour accompagner l’utilisateur dans la saisie des données. Ainsi, ces infobulles donnent des indications sur la manière de saisir les données que ce soit sur le fond ou sur la forme.

Selon les bordereaux, le nom de l’objet correspond soit à la dénomination commerciale de l’entité (pour un hôtel par exemple), soit au nom et prénom du gestionnaire (pour un meublé par exemple). Le nom de l’objet est la seule exception pour laquelle les règles d’orthographe d’usage ne sont pas appliquées: le nom de l’objet doit être saisi en majuscule, sans guillemet ni autres caractères spéciaux. Les caractères accentués sont interdits. Seuls l’apostrophe et le tiret (tiret de la touche 6 sur le clavier) sont autorisés.

Les adresses sont diffusées dans le cadre d’actions de promotion, de mailings…

Il est important que les adresses soient saisies correctement, car cela permettra :

• d’optimiser le contact avec les personnes identifiées,
• de bénéficier de la rapidité de tri des machines postales lors de mailings,
• à Google Maps de renseigner automatiquement des coordonnées GPS, à partir d’une adresse correctement saisie (cf. chapitre Champ « Google Maps »)

La saisie des adresses doit suivre la logique suivante (norme AFNOR) :

Si la « voie » est plus longue que le champ prévu (en l’occurrence le champ « adresse 1 »), il est nécessaire de la standardiser dans l’ordre qui suit. L’abréviation des termes ci-dessous ne doit être appliquée qu’en dernier ressort. L’abréviation de l’adresse doit être appliquée progressivement et de manière ordonnée, si et seulement si la voie est toujours trop longue par rapport au champ prévu.

Exemple : « Boulevard du Maréchal Jean de Lattre de Tassigny » pourrait devenir « Bd Mal de L de Tassigny ».

L’accès et la localisation d’un OI sont à renseigner en tenant compte du format de saisie numérique en xx,x
La valeur 0 correspond à « sur place ». L’unité de distance « km » ne doit pas être saisie.

Les coordonnées GPS doivent être saisie en degrés décimaux (xx.xxxxxx). Le seul délimiteur décimal autorisé est le point. Il faut prévoir 6 décimales au minimum après le séparateur pour garantir la précision de la géolocalisation.

Les numéros de téléphones

Les numéros de téléphones français doivent tenir compte du format suivant : 33 (0)X XX XX XX
Les numéros de téléphones étrangers doivent respecter la même logique de saisie en tenant compte de l’indicatif téléphonique du pays.

NB : il est d’autant plus important de respecter le format de saisie des numéros de téléphone car ils peuvent être diffusés sur les sites et services mobiles (via les smartphones…). Si le format de saisie n’est pas correct, alors les appels téléphoniques (notamment depuis une application mobile) ne fonctionneront pas.

Les URLs

Les URL des sites Internet doivent être saisies en minuscule sans accent.
Toutes les adresses Internet doivent commencer par http:// OU éventuellement par https://

La saisie des dates doit respecter le format JJ/MM/AAAA

NB : si une « date début » est renseignée alors une « date fin » doit aussi être renseignée.

Exemple : même si un évènement a lieu uniquement le 15 Août, alors la date du 15 Août sera à la fois saisie dans le champ « date début » et dans le champ « date fin ».

La saisie des heures doit respecter le format HH:MM

NB : le seul séparateur autorisé est représenté par les deux points.

Les descriptifs apportent une valeur ajoutée à la promotion d’un OI (au même titre que des photos). Préférer un descriptif court et précis, sans faute, correctement ponctué. La qualité de l’information est très importante, sur le fond comme sur la forme. La rédaction d’un descriptif clair et précis est d’autant plus importante car le texte est susceptible d’être traduit en langues étrangères.

Il est très important de ne pas saisir des informations qui se révèleraient redondantes. Ne pas opter pour un discours trop descriptif. Par exemple, les éléments de confort d’un hôtel ne doivent pas être saisis en tant que « descriptif », car ce sont des informations qui sont saisies par la suite au travers de cases à cocher. Le descriptif sert à « charmer » le prospect, il ne doit pas être une succession d’éléments de confort, d’équipements…

Le descriptif doit susciter l’intérêt et la curiosité. Il doit présenter toutes les informations qui mettent en valeur l’Objet d’Information touristique. Il est important de créer du contenu original, sans utiliser de superlatifs abusifs pour éviter de décrédibiliser l’offre ou le service proposé.

Dans certains cas, des contacts spécifiques seront saisies dans le cadre d’une communication entre le réseau SITI LR et les contacts saisies (Directeur, Propriétaire…). Ces contacts peuvent être utilisés :

• dans le cadre de mailings nominatifs
• dans le cadre d’emailings qui permettront au prestataire d’avoir accès à un formulaire en ligne pour mettre à jour les informations concernant son établissement.

Lors de la saisie des photos, toujours placer la photo principale en haut de la liste pour qu’elle apparaisse en priorité sur les différents supports de promotion.

Caractéristiques des photos à intégrer dans le Système d’Information Touristique:

Format de prise de vue : ratio de 4×3
Format de fichier : jpg
Profil colorimétrie : sRVB
Compression : aucune
Largeur minimum de 1024px

NB : le nom du fichier ne doit pas contenir de caractères spéciaux.

La saisie des itinéraires touristiques fait l’objet de différentes consignes à suivre pour optimiser la qualification et la promotion de ces itinéraires.

>> Accéder au guide méthodologique de saisie.

Les voies ne figurant pas dans cette liste sont réduites aux 4 premiers caractères du mot (Exemples : CHEMIN devient CHEM, SENTIER devient SENT)